Gjennomføring

Her har vi samlet administrative rutiner og veiledninger som sikrer at forskning i Sykehuset Innlandet gjennomføres forsvarlig og i tråd med lovgivningen.

Administrativt

Økonomi

Det føres regnskap for internt og eksternt finansierte prosjekter i Sykehuset Innlandet. Hvert prosjekt får et prosjektnummer. Det er forskeren/stipendiaten sammen med veilederen som har ansvar for at midlene forvaltes i henhold til prosjektbeskrivelsen og innenfor de økonomiske rammene.

Det skal sendes melding om avvik, årlige framdriftsrapporter og sluttrapport. For å kunne koble ressursbruk og aktiviteter skal budsjettrapport per 31.12 legges ved rapportene. Det skal særskilt kommenteres om det er samsvar mellom økonomi, framdrift og resultater.

Avdeling for forskning og innovasjon sender ut månedlige regnskapsrapporter til forsker/stipendiat og prosjektleder.

Ansettelse/lønn

Etter tildeling av forskningsmidler forblir forskeren/stipendiaten ansatt i sin avdeling. Kandidaten får permisjon fra sin ordinære stilling og tilsettes i midlertidig forskerstilling i den stillingsbrøk og i det tidsrom som tilsvarer tildelingen.

Et ph.d.-stipend kan tas ut i inntil seks år i 50 prosent stilling. Der forskeren/stipendiaten ikke er rekruttert fra Sykehuset Innlandet, må han/hun ansettes ved relevant avdeling i prosjektperioden. Dette vil som regel være den avdelingen hvor prosjektleder er ansatt.

Årslønn er i henhold til fastsatte satser, som er uavhengige av utdanningsbakgrunn og finansieringskilde, og månedlig lønn skal trekkes av ansvar 0303 (interne forskningsmidler) eller 9305 (eksterne forskningsmidler) og tildelt prosjektnummer. 

Arbeidsavtale gjøres mellom klinisk avdeling og forskeren/stipendiaten i henhold til rutine for registrering av forskerstillinger.

Oppstartsrutiner

Avdeling for forskning og innovasjon sørger for at det avholdes oppstartsmøte/seminar for alle nye ph.d.-prosjekter og avklaringsmøte for større eksternt finansierte prosjekter. Prosjektet og forskere skal knyttes til relevant forskningsgruppe i Sykehuset Innlandet. Avdeling for forskning og innovasjon har anledning til å gjennomføre monitorering av alle forskningsprosjekter.


Databehandling

Digital datafangst

Avdeling for forskning og innovasjon bistår forskere med digital datafangst. Ta kontakt med avdeling for forskning og innovasjon på forskning@sykehuset-innlandet.no.

Valg av teknisk løsning for registeret må være gjennomtenkt og kan for eksempel avhenge av om det skal inkludere data fra flere kilder. Avdeling for forskning og innovasjon kan gi råd og støtte ved opprettelse av registeret i egnede registerverktøy som:

  • Medinsight
  • eReg
  • Checkbox

Dataanalyse

Sykehuset Innlandet har felleslisenser for enkelte programmmer, mens andre må bestilles enkeltvis.

SPSS

Sykehuset Innlandet har felleslisenser til statistikkprogrammet SPSS. Som forsker betaler du ikke noe ekstra for dette.

NVIVO

NVIVO er et system for å administrere og analysere kvalitative forskningsdata. Sykehuset Innlandet har ikke lisenser til NVIVO. Ta kontakt med avdeling for forskning og innovasjon dersom du ønsker programmet.

STATA

STATA er et statistikkprogram for statistiske metoder og dataanalyse. Ta kontakt med avdeling for forskning og innovasjon dersom du ønsker programmet.

R

Statistikkprogrammet R blir tilgjengelig i løpet av 2019.

Tilganger

For de programmene Sykehuset Innlandet har lisenser til, kan du bestille tilgang via Min Sykehuspartner (tilgjengelig på internt nettverk).

Gjør følgende:
Velg Start ny bestilling
Velg Forskning
Velg forskning og utvikling

Referansehåndtering

Sykehuset Innlandet bruker referansehåndteringsverktøyet EndNote.

  • Har du sykehus-PC, bestiller du EndNote via Min Sykehuspartner (tilgjengelig på internt nettverk). 

    Gjør følgende:
    Velg Start en ny bestilling
    Velg Forskning
    Velg Forskning og utvikling
    Velg EndNote SIHF

    Programmet dukker opp på din PC etter noen dager

  • Har du privat PC eller Mac, kan du laste ned programmet fra leverandøren Alfasoft.

    Gjør følgende:
    Last ned programmet her
    Det kreves en e-postadresse i helseforetakets domene, for eksempel kari.normann@sykehuset-innlandet.no
    Etter at du har registrert e-postadressen din via Alfasoft, vil du motta en e-post med mer informasjon


Rapportering

Fremdriftsrapport

Det skal leveres en årlig framdriftsrapport. I tillegg til meldte avvik underveis, er framdriftsrapporten trolig den mest effektive måten å fange opp avvik på.

I framdriftsrapporten for tildelte midler fra Sykehuset Innlandet skal følgende rapporteres:

  • Status i prosjektet, herunder gjennomføring av ph.d.-utdanning for ph.d.-prosjekter og oppbygging av forskningsgrupper/-miljø for postdok-prosjekter.
  • Er det avvik i forhold til hovedmål eller delmål?
  • Er det endring i forhold til framdrift? Hvis ja, oppgi ny tidsramme og legg ved ny framdriftsplan.
  • Er det avvik i forhold til budsjett/kostnadsplan?
  • Er det avvik i forhold til samarbeidspartnere?
  • Er det andre avvik i forhold til søknaden som ble innvilget

Regnskapsrapport skal vedlegges. Det er krav om at eventuelle avvik i forholdet mellom ressursbruk og framdrift/resultater skal kommenteres.

Ved prosjektslutt leveres sluttrapport. Rapportene blir gjennomgått av avdeling for forskning og innovasjon, og avvik blir fulgt opp. Ved publisering etter innsendt sluttrapport sendes melding til avdeling for forskning og innovasjon. 

Eksternt finansierte prosjekter følger egne rapporteringsrutiner. Avdeling for forskning og innovasjon vurdere vurderer også disse prosjektene og tilhørende framdriftsrapporter dersom de sendes via avdelingen.

Avvikshåndtering

Avvikssystemet i Sykehuset Innlandet omfatter også forskningsprosjekter. Alle som er tildelt midler fra Sykehuset innlandet, Helse Sør-Øst eller andre eksterne kilder forplikter seg til å:

  • Melde fra til avdeling for forskning og innovasjon og avdelingssjef om alle avvik fra framdrift i forhold til opprinnelig plan (spesielt når det gjelder lønnskostnader og driftskostnader i prosjektet).
  • Melde fra om vesentlige endringer i innhold.
  • Søke dersom det er behov for omdisponeringer.
  • Melde fra om overskridelser på årsbasis.
  • Melde fra om tildelte midler som ønskes overført til neste års budsjett.
  • Melde fra om eventuell tildeling fra annen kilde, med dobbeltfinansiering som følge.
  • Dersom prosjektet finansieres gjennom Helse Sør-Øst sende søknad om endring ved forsinkelser på mer enn seks måneder og endring i stillingsprosent. Søknaden skal gå via avdeling for forskning og innovasjon og være i henhold til Helse Sør-Øst sine retningslinjer.
  • Melde avvik til andre ekstern finansieringskilde i henhold til deres retningslinjer. 

Sluttrapport

Sluttrapport skal leveres når den siste publikasjonen i prosjektet er antatt, når/hvis prosjektet avsluttes uten at man har lykkes med en vitenskapelig publikasjon eller dette ikke er aktuelt.

Som en del av sluttrapporten skal det beskrives et publikumsrettet sammendrag av prosjektet, som Sykehuset Innlandet kan bruke i eksternt kommunikasjonsarbeid.


Les også:

Organisering og rollerFør oppstartFormidling
Fant du det du lette etter?